Archiviazione digitale e gestione dell'archivio informatico
Attraverso il servizio di “Conservazione e gestione dell’Archivio informatico”
le immagini digitalizzate sono rese disponibili tramite internet attraverso un
apposito software che le rende accessibili 24 ore al giorno, tutti i giorni,
in ogni parte del mondo. Il software è stato progettato per garantire i massimi
standard di sicurezza e la massima efficienza senza penalizzare la facilità d’uso
che ne rappresenta il fiore all’occhiello.
Il software per la gestione dell’archivio è incluso nel servizio e viene fornito
senza limiti di utenti. L’offerta economica è infatti basata solo sulla quantità
di documenti gestiti dal sistema, che può essere ampliata in ogni momento.
I documenti, in qualsiasi formato, possono essere versati nel sistema in autonomia
mediante upload, con le funzionalità dell’applicativo web.
E’ possibile acquisire documenti in maniera massiva, mediante acquisizione automatica
e riconoscimento del codice a barre o tramite acquisizione di metadati in tracciato XML,
acquistando il componente software opzionale “DoxerScan”.
E’ possibile acquisire documenti e messaggi email (inclusi eventuali allegati)
direttamente da Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint e Outlook), anche in fase
di lavorazione dei medesimi, acquistando il componente software opzionale “Doxer4Office”.
Una volta installato il componente, verrà visualizzata una toolbar di strumenti che vi
consentirà di avere disponibili direttamente nell’interfaccia degli applicativi Office
di Microsoft tutte le funzioni di archiviazione e protocollazione del software Doxer.
Il software è “aperto” e facilmente collegabile ad altri sistemi: è possibile, ad esempio,
generare un codice a barre tramite una semplice chiamata a un “web service”, in modo da poter
stampare, ad esempio, una fattura o un’offerta già predisposta per l’acquisizione ottica
ed il riconoscimento da parte di DoxerScan. Inoltre attraverso un attraverso un “servizio
di Batch” è possibile automatizzare il caricamento di documenti generati, già in formato
digitale, da fonti esterne come ad esempio software gestionali o CRM già utilizzati
in azienda, senza la necessità di sviluppare personalizzazione ad hoc del software.